Kan du bo rätt?

Kirja

Den som bor i lägenheten bör regelbundet i lägenheten göra mindre underhållsarbeten och granskningar. Likaså bör den boende omedelbart anmäla om ett fel eller en brist som ankommer på husbolagets underhållsansvar. Detta ankommer på den boende oberoende om hen är ägare eller hyresgäst. Den som bor i lägenheten bör alltså ta hand om lägenheten omsorgsfullt.

Genom mitt arbete har jag lagt märke till att det ofta förekommer situationer då den boende helt enkelt inte känner till vilka underhållsarbeten eller granskningar den boende svarar för och inte heller hur dessa bör utföras. Exempelvis kan det vara oklart för den boende att hen bör rengöra vattenlåset och framför allt oklart hur vattenlåset görs rent.

De flesta vattenskador i Finland föranleds av tvätt- samt diskmaskinens kopplingar. En vattenskada kan komma att kosta tiotusentals euro. Den som bor i lägenheten ansvarar för att maskinens kopplingar är i skick och det är verkligt viktigt att med jämna rum kontrollera maskinens vatten- och avloppskopplingar samt följa tillverkarens användningsdirektiv. Att komma ihåg att göra detta är inte en självklarhet för alla boenden.

Ifall den som bor i lägenheten missköter att ta hand om lägenheten omsorgsfullt och det förorsakar skada för grannar eller husbolaget, blir den boende i huvudsak ersättningsskyldig. Tyvärr kan misskötsel av lägenheten vara en direkt följd av okunskap om hur man bör ta hand om lägenheten. Tyvärr har jag alltför ofta stött på denna situation och därför har jag ansett att det är viktigt att ge ut en guide om hur den boende omsorgsfullt tar hand om sitt hem. Guiden som enbart tidigare funnits på finska har nu även givits ut på svenska. Guiden heter ”Hemmets servicehäfte” och går att beställa via www.kiinkust.fi.

I guiden har samlats de vanligaste underhållsarbeten som den som bor i lägenheten svarar för, exempelvis allt från hur du gör rent vattenlåset till hur du tätar fönster. I guiden ges även klara råd för hur dessa underhållsarbeten bör utföras och vem du bör vara i kontakt till i problemsituationer. Hoppeligen kommer så många som möjligt att ha hjälp och nytta av den svenskspråkiga guiden.

Kristel Pynnönen

Advertisements

Kolumn i Västis 5.5.2017 – Ingen trängsel till husbolagens styrelser?

Nu under våren då största delen av våra husbolag väljer styrelser har det väckts diskussion om huruvida det är en enkel eller svår uppgift att hitta frivilliga till husbolagets styrelse. Enligt den diskussion som uppstått lär det inte vara någon direkt trängsel till styrelsen. Då jag tänker på att en aktielägenhet för många aktionärer är en stor investering och många aktieägare själva bor i lägenheten är jag mycket förvånad att aktieägaren inte vill ställa upp i styrelsearbetet. I styrelsen har man en bra möjlighet att få insikt i bolagets ekonomi samt påverka boendetrivseln i husbolaget.

Själv har jag den uppfattningen att detta tyvärr beror på att många har fel uppfattning om vilka uppgifter styrelsearbetet i själva verket består av. Styrelsens viktigaste uppgift består i själva verket av att organisera husbolagets ärenden. Detta innebär att styrelsen inte själva behöver ha hand om löpande ärenden som betalning av räkningar och uppföljning av vederlagsbetalningar. Det lönar sig för styrelsen att välja en yrkeskunnig disponent som stöd och för att hand om bolagets löpande uppgifterna. Naturligtvis bör styrelsen samarbeta med disponenten samt följa upp att disponenten sköter överenskomna uppgifter. Men det är en väsentlig skillnad i att ha hand om och enbart följa upp.

På samma sätt är det inte heller styrelsen som ansvarar för att ha hand om snöarbete eller annat vinterunderhåll. Även här handlar det om att styrelsen ansvarar för att se till att organisera vinterunderhållet på ett omsorgsfullt sätt.

En annan faktor som jag tror kan påverka aktieägarnas intresse att ställa upp i styrelsen är det att många har fel uppfattning av styrelsens ansvar. Ansvar uppkommer i de fall styrelsen förfarit oaktsamt. Då styrelsen har strävat efter att exempelvis ha hand om ärenden på bästa möjliga sätt, omsorgsfullt och i enlighet med bolagets intresse, uppkommer inte ansvar för enskilda styrelseledamöter, trots att det exempelvis skulle ske en halkskada på bolagets gård.  I husbolagets försäkring förekommer också huvudsakligen en ansvarsförsäkring för husbolaget samt styrelsen.

Tyvärr tror jag även vissa aktieägare kan vara rädda för skismer mellan styrelse samt husbolag, dvs. övriga aktieägare. Styrelsen är en del av bolaget som strävar efter att jobba för bolagets bästa. Ofta består styrelsen av aktieägare, dvs. även alla aktieägare är med och står för alla boendekostnader samt alla styrelsens beslut påverkar även dem i rollen som aktieägare.

Vidare lönar det sig att lägga märke till lagen inte kräver att styrelseledamoten ska vara expert på lagen om aktiebolag. Lagen utgår ifrån att bolagets aktieägare ska kunna fungera i husbolagets styrelse. För styrelsen förekommer det även stödorganisationer. Fastighetsförbundet utgör en av dessa. Fastighetsförbundet strävar efter att underlätta styrelsearbetet genom bland annat olika skolningar samt juridisk rådgivning.

Med dessa ord vill jag uppmuntra alla aktieägare att fundera på att ställa sig till förfogande i husbolagets styrelsearbete.

Kristel Pynnönen, Biträdande chefsjurist, Finlands Fastighetsförbund

Boenderegister i husbolag

I och med att lagen om hemkommun trädde ikraft 1.1.1994 så avskaffades skyldigheten, som tidigare funnits i befolkningsdatalagen samt befolkningsdataförordningen, att göra en egentlig flyttanmälan till husbolaget. Speciellt uppbärandet av vattenavgifter, då vattenavgiften baserar sig på antalet personer som använder lägenheten, blev problematiskt då boende i bostadsaktiebolaget inte längre behövde göra en flyttanmälan till husbolaget. Den nuvarande lagen om bostadsaktiebolag som trädde ikraft 1.7.2010 innehåller därför en bestämmelse enligt vilken aktieägaren ska meddela bolaget antalet personer som bor i lägenheten eller som annars använder den, om antalet personer är grund för betalningen av vederlaget. Meddelandet gäller dock enbart antalet personer som bor eller använder lägenheten och inte närmare uppgifter gällande personerna, dvs. meddelande utgör inte på något sätt en egentlig flyttanmälan.

Eftersom boende inte har någon skyldighet att göra flyttanmälan har naturligtvis inte heller husbolaget någon skyldighet att föra bok eller förteckning över invånarna. Husbolaget bör dock föra aktiebok över bolagets aktier, men i aktieboken införs inte boende utan aktieboken utgör enbart en förteckning över aktieägarna. I aktieboken antecknas aktieägarens namn och i fråga om fysiska personer födelsedatum.

Trots att husbolaget inte har en skyldighet att föra bok eller förteckning över boende är det många husbolag som gör det ändå. Ofta kallas denna bok eller register boenderegister. Att husbolaget för bok över invånarna kan anses vara bra både ur husbolagets samt invånarnas synvinkel. Exempelvis om invånaren inte finns införd i boenderegistret behöver inte bolagets företrädare släppa in hen i lägenheten ifall hen exempelvis glömt hemma nycklarna eller tappat dem. Således ser Fastighetsförbundet gärna att boende gör flyttanmälan till husbolaget trots att lagen inte innehåller bestämmelser gällande detta. Med tanke på räddningsplanen är det bra att husbolaget känner till invånarna. De uppgifter om boendena vilka ingår i räddningsplanen som utarbetas i enlighet med räddningslagen utgör i själva verket ett delregister av boenderegistret.

I husbolag grundar sig upprätthållandet av ett boenderegister på sambandskravet i personuppgiftslagen. Mellan husbolaget och boenden uppfylls vanligen detta sambandskrav. Boendenas uppgifter får dock behandlas endast i ärenden som gäller sörjandet av boendeförhållandet och de får inte utlämnas till utomstående utan boendes samtycke eller om det inte finns en i lagen stadgad grund.

Naturligtvis finns det olika slag av husbolag och i alla husbolag finns det inte behov för ett register över invånarna. Det lönar sig dock för vart och ett husbolag att fundera över behovet för ett boenderegister samt att observera personuppgiftslagens bestämmelser gällande registret.

Stopp för tobaksrök i husbolaget?

Den nuvarande tobakslagen har i huvudsak trätt ikraft från början av augusti. Bestämmelserna enligt vilka det är möjligt att söka om rökförbud på en lägenhets balkong, lägenhetens utomhusområde samt i en lägenhet träder i kraft från och med nästa år. Målet med den nya lagen är att användningen av tobaksprodukter ska upphöra. Tiden får visa hur de nya förbuden kommer att fungera i husbolag.

Redan nu är det enligt tobakslagen förbjudet att röka i gemensamma och för allmänheten avsedda lokaler i husbolag. Ett husbolag får även på basis av gällande bestämmelser förbjuda tobaksrökning på gemensamma utomhusområden som den innehar i närheten av ingångarna till byggnaden och byggnadens friskluftsintag, på lekområden för barn och på gemensamma balkonger.

De nya bestämmelserna som träder ikraft i början av nästa år möjliggör alltså vidare möjligheter att förbjuda tobaksrökning även på balkongen till en lägenhet, lägenhetens utomhusområde samt i en lägenhet. Det är kommunen som meddelar rökförbud och rökförbudet kan sökas av husbolag.

Kommunen ska meddela rökförbud beträffande de utrymmen och områden som avses i ansökan, om det på grund av deras konstruktioner eller andra omständigheter är möjligt att tobaksrök annat än i undantagsfall sprider sig till en annan balkong, till de ställen där man vistas på ett utomhusområde som hör till en annan lägenhet eller in i en annan lägenhet. Rökförbud får meddelas i ett bostadsrum i en lägenhet endast om spridningen av rök inte genom en reparation eller ändring av konstruktionerna skäligen kan förhindras och bostadsrummets innehavare innan förbudet meddelas har getts möjlighet att förhindra spridningen av rök genom egna åtgärder.

Det nya bestämmelserna träder alltså ikraft från början av nästa år. Ännu lönar det sig alltså för husbolagen att vänta på att lagen träder ikraft samt vänta på närmare spelregler kring hur husbolaget bör gå tillväga gällande sökandet av rökförbudet. Klart är dock redan att beslut om ansökan av rökförbud bör göras på bolagstämman med majoritetsbeslut. Klart är även att innehavarna av de utrymmen och områden som avses i ansökan om rökförbud ska höras innan ansökan görs av husbolaget.

Hushållsavdraget i bostadsaktiebolag

En skattskyldig får från skatten dra av en del av de belopp som han eller hon har betalat för arbete som utförts i en bostad eller fritidsbostad som han eller hon använder (hushållsavdrag). Till avdrag berättigar normalt hushålls-, omsorgs- och vårdarbete samt arbete som innebär underhåll eller ombyggnad av bostad eller fritidsbostad. Hur fungerar detta i husbolag?

Hushållsavdraget är ett skatteavdrag för en fysisk person vilket innebär att ett husbolag inte är berättigat till avdrag. Aktieägaren är ändå berättigad till hushållsavdrag för de hushålls-, omsorgs- och vårdarbete som enligt lagen om bostadsaktiebolag eller husbolagets bolagsordning ankommer på aktieägaren samt de arbeten aktieägaren låter utföra. Då det handlar om arbeten bolaget bestämmer om samt låter utföra, är aktieägaren inte berättigad till hushållsavdrag för de kostnader aktieägaren står för genom vederlaget.

Det är även värt att komma ihåg att man inte i ett bolag kan kringgå detta genom att komma överens om att aktieägarna själva beställer samt betalar de jobb som bolaget har bestämt att utföra. Detta baserar sig på Högsta Förvaltningsdomstolens beslut 21.3.2012/642 HFD:2012:21.

I fallet hade ett aktiebolags extraordinarie bolagsstämma fattat beslut om samtliga ändringar och reparationer av vattenledningar som skulle utföras i bolagets bostäder. Enligt bolagsstämmans beslut förband sig dessutom varje aktieägare att anlita samma rörinstallationsföretag för arbetet. Av materialkostnaderna för stambytet skulle bostadsaktiebolaget enligt bolagsstämmoprotokollet betala 2 523 euro. Återstoden av kostnaderna för arbetet skulle aktieägarna betala i proportion till antalet aktier som var och en ägde. Representanter för bolagets styrelse skulle utföra mottagningsbesiktningen och garantibesiktningen. Högsta förvaltningsdomstolen ansåg att aktieägarna inte hade rätt till hushållsavdrag för de kostnader för stambytet som de enligt bolagsstämmans beslut skulle svara för trots att aktieägarna själva skulle göra beställningen samt stå får kostnaderna direkt till rörinstallationsföretaget.

Gällande hushållsavdraget kan konstateras att det har förbättrat sysselsättningen och avlägsnat den grå ekonomin.  Skulle hushållsavdraget även gälla reparationsprojekt som genomförs av bostadsaktiebolag skulle man med en ganska lätt metod kunna få fart på reparationsprojekt, vilket även skulle ha en positiv inverkan på sysselsättningsläget. Lite förenklat kan man ju konstatera att hushållsavdraget baserar sig ju på att aktieägarna står direkt för de kostnader för det underhåll de låter utföra. Då det är fråga om husbolagets underhåll är situationen i princip den samma, dvs. aktieägarna står för kostnaderna men i form av vederlag.

Det lönar sig för husbolaget att uppmuntra aktieägarna att delta i bolagstämman

Enligt en färsk undersökning av justitieministeriet förekommer det i ungefär i vart tredje husbolag återkommande konflikter samt tvister mellan aktieägare och husbolaget. Problemen är ofta ett resultat av missförstånd samt bristfällig information. Att styrelsen samt disponenten aktivt ger information gällande den kommande bolagstämman uppmuntrar aktieägarna att delta i stämman samt resulterar i att många onödiga misstankar samt tvister kan undvikas.

I den nya rekommendationen för kommunikation i husbolaget som Justitieministeriet, Fastighetsförbundet samt Disponentförbundet har utfärdat har det även fästs uppmärksamhet vid information gällande bolagsstämman. I rekommendationen uppmuntras husbolagets styrelser samt disponenter att fungera på ett sätt som får så många aktieägare som möjligt att delta i bolagstämman samt vid stämman utöva bestämmanderätten som tillkommer aktieägarna.

Enligt rekommendationen är god kommunikation i samband med bolagstämman öppen samt förutseende. Då möjligtvis många aktieägare kan komma att påverka vid beredningen samt själva beslutsfattandet vid bolagsstämman, främjar det förtroendet i husbolaget samt minskar på mängden konflikter.

Genom att delta i bolagstämman kan aktieägarna säkerställa att de har tillgång till rätt information, möjlighet att ställa frågor och påverka beslutsfattandet. Det faktum att aktieägarna har möjlighet att påverka vid bolagstämman då beslut fattas, är för både husbolaget samt aktieägare ett bättre alternativ än att aktieägarna i värsta fal klandrar vid bolagstämman fattat beslut.

De rekommendationer som ges gällande information om bolagstämman är lätta att förverkliga. Exempelvis kan bolaget informera om tidpunkten för bolagstämman i ett så tidigt skede som möjligt. Ofta fattar styrelsen beslut om tidpunkten i ett redan långt innan själva kallelsen bör sändas (kallelsen bör sändas två veckor innan stämman). Genom att aktieägarna känner till tidpunkten redan innan underlättar deras möjlighet att delta. Samtidigt bolaget informerar om tidpunkten för stämman kan bolaget passa på att påminna aktieägarna om deras rätt att få ett ärende behandlat vid bolagstämman om de kräver det skriftligen i god tid innan stämman. Sist men inte minst lönar det sig att informera om vid stämman fattade beslut. Genom att aktivt informera om de beslut som fattats säkerhetsställer man att aktieägarna har tillgång till riktigt och rätt information.

Rekommendationen för kommunikation i husbolaget finns i sin helhet att läsa på justitieministeriets hemsida.

Bolagstämman närmar sig – är du redo?

I husbolaget är det bolagstämman som fattar beslut om viktiga frågor gällande bolaget. Bolagstämman fattar således beslut om omfattande renoveringsprojekt (exempelvis stambyten), fastställande av bokslutet samt storleken på vederlaget. Vid bolagstämman väljs även bolagets styrelse.

Husbolaget bör hålla åtminstone en bolagstämma per räkenskapsperiod. Denna ordinarie bolagsstämma bör hållas inom sex månader från räkenskapsperiodens utgång. Räkenskapsperioden är vanligtvis kalenderåret och således hålls den egentliga bolagsstämman vanligtvis på våren och den ordinarie bolagstämman närmar sig för tillfället i de flesta husbolag.

Ofta löper bolagstämmorna på rutin och enligt ett bekant mönster. Därför kan exempelvis en röstningssituation komma som en överraskning vid bolagstämman och deltagarna vid bolagstämman kan känna sig osäkra på hur själva röstningen bör genomföras och vem som har rätt att delta i röstningen dvs. rösta.

För att en person skall kunna delta vid själva beslutsfattande och delta i själva röstningen krävs det att personen i fråga har rösträtt. Rösträtt har aktieägarna och aktieägarnas företrädare. Ytterligare kan aktieägaren ha befullmäktigat någon att företräda honom vid stämman. Vid bolagsstämman och särskilt vid ett röstningstillfälle bör bolagstämman noggrant försäkra sig om att enbart de personer som har rösträtt deltar i röstningen.

Vid beslutsfattandet bör även jävsituationer beaktas. Trots att det skulle bero på okunskap eller misstag vid bolagstämman att jävsreglerna lämnas obeaktade, är slutresultat garanterat missnöje i husbolaget.

Som huvudregel vid beslutfattandet är majoritetsbeslut, dvs. som bolagsstämmans beslut gäller det förslag som har biträtts med mer än hälften av de avgivna rösterna. Som alltid gällande en huvudregel förekommer det en hel del undantag och därför finns det också beslut som vid bolagstämman kräver kvalificerad majoritet (dvs. två tredjedelar av de avgivna rösterna och de vid stämman företrädda aktierna), samtycke av aktieägare eller samtycken av bolagets samtliga aktieägare.

Eftersom de beslut som föreslås fattas vid bolagstämman bör framgå redan ur kallelsen till bolagstämman har ledningen för bolaget samt även aktieägare en ypperlig möjlighet att redan på förhand försäkra sig om att man känner till vilken majoritet beslutet kräver eller ifall beslutet är av den art att beslut förutsätter samtycken av en eller samtliga aktieägare.

En välskött bolagsstämma tillför inte enbart vi-anda i husbolaget, utan kan också i bästa fall spara både tid och pengar för bolaget. För att försäkra sig om att bolagstämman ska kunna löpa så smidigt som möjligt vore det bra att innan själva bolagstämman bekanta sig med eller repetera reglerna för beslutfattandet vid bolagstämman.

Önskar alla husbolag lyckade och smidiga bolagstämmor med konstruktiva diskussioner!